Palveluntuottajien käyttäjäroolit

Palveluntuottajille OmaVaanassa on kolme erilaista käyttäjäroolia:

• Sopimuksesta vastaava
• Toimipisteen pääkäyttäjä
• Tilittäjä

Käyttäjäroolit määritetään aina tilikohtaisesti eli palveluntuottajan päätilille tai toimipistekohtaiselle tilille. Käyttäjärooli määrittää, mitä toimintoja käyttäjä voi tilillä suorittaa ja mitä tietoja hän voi nähdä. 

Yhdellä henkilöllä voi olla kerralla useampi rooli, jos hänelle on tarve saada laajemmat käyttöoikeudet. Yhdellä henkilöllä voi myös olla käyttäjärooli usealle eri tilille, esimerkiksi saman yrityksen eri toimipisteille eri kaupungeissa.

Jokainen käyttäjä käyttää OmaVaanaa henkilökohtaisella tunnuksellaan, jona toimii käyttäjän oma sähköpostiosoite. Näin käyttäjien tekemät toimet OmaVaanassa voidaan tunnistaa, mikä on välttämätöntä tuotteen turvallisen käytön varmistamiseksi.

Kukin käyttäjä näkee OmaVaanassa vain ne tilit joihin hänellä on jokin rooli, ja ja kullakin tilillä vain ne toiminnot joihin jokin hänen rooleistaan antaa oikeutuksen.

Sopimuksesta vastaava

Jokaiselle palveluntuottajayritykselle nimetään aina vähintään yksi sopimuksesta vastaava. Sopimuksesta vastaavia voi olla kullakin yrityksellä useita.

Ensimmäinen sopimuksesta vastaavan rooli luodaan, kun yritys rekisteröidään OmaVaanaan ensimmäisen kerran. Myöhemmin sopimuksesta vastaavan rooleja voidaan lisätä, kun jo olemassa oleva sopimuksesta vastaava tekee asiasta pyynnön sähköpostitse Vaanan asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@vaana.fi).

Sopimuksesta vastaava on ikään kuin hallinnollinen rooli, eivätkä sopimuksesta vastaavat etenkään suuremmilla yrityksillä välttämättä itse osallistu päivittäiseen palvelusetelitoimintaan.

Toimipisteen tilityslaskelmat eli tiedot tilityksistä, jotka Vaana on maksanut toimipisteille, lähetetään sähköpostitse sopimuksesta vastaavalle sekä tarvittaessa erilliselle tilittäjälle.

Sopimuksesta vastaavan roolilla OmaVaanassa voi

• rekisteröidä yrityksen tiedot Vaanan verkkopalveluun
• lisätä yrityksen alle toimipisteitä
• muokata toimipisteiden tietoja
• lisätä ja poistaa toimipisteen pääkäyttäjiä
• tehdä muutoksia toimipisteiden hinnastoihin (kunnan täytyy hyväksyä muutokset)

Ohje

Toimipisteen pääkäyttäjä

Jokaiselle palveluntuottajayrityksen toimipisteelle nimetään aina vähintään yksi toimipisteen pääkäyttäjä. Toimipisteen pääkäyttäjiä voi olla kullakin toimipisteellä useita. Sopimuksesta vastaava voi lisätä tai poistaa toimipisteen pääkäyttäjiä OmaVaanassa.

Toimipisteen pääkäyttäjä on se henkilö, joka osallistuu päivittäiseen palvelusetelitoimintaan toimipisteessä eli tekee palveluseteleiden veloituksia ja tarkastelee seurantatietoja.

Toimipisteen pääkäyttäjä ja sopimuksesta vastaava voivat olla sama henkilö.

Toimipisteen pääkäyttäjän roolilla OmaVaanassa voi

• tarkastella palvelusetelin tietoja
• veloittaa palveluseteliä
• nähdä seurantatietoja
• muokata toimipisteen tietoja

Ohje

Tilittäjä

Tilittäjän rooli poikkeaa muista käyttäjärooleista, sillä tilittäjän roolilla ei voi kirjautua OmaVaanaan. Se ei siis suoranaisesti ole käyttäjärooli.

Tilittäjä on henkilö, jolle lähetetään sähköpostitse toimipisteen tilityslaskelmat eli tiedot tilityksistä, jotka Vaana on maksanut toimipisteelle. Tilityslaskelmat lähetetään aina myös sopimuksesta vastaavalle.

Tilittäjä voi olla toimipisteen oma työntekijä tai esimerkiksi yrityksen käyttämän tilitoimiston sähköposti.

Sopimuksesta vastaava voi lisätä uuden tilittäjän ilmoittamalla tämän sähköpostin Vaanan asiakaspalveluun sähköpostitse (asiakaspalvelu@vaana.fi). Tarvittavat tiedot Tilittäjän lisäämiseksi ovat: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tilittäjän roolilla OmaVaanassa voi

• vastaanottaa sähköpostitse tilityslaskelmia