OmaVaanan peruskäsitteet

Johdanto

OmaVaanan käytössä on hyödyllistä ymmärtää järjestelmän peruskäsitteen ja niiden väliset suhteet. On myös hyvä huomata, että vaikka Suomen lainsäädäntö määrittelee tiettyjä rajoja, joiden sisällä palvelusetelien tulee toimia, lainsäädäntö jättää silti paljon yksityiskohtia avoimeksi. Käsitteet, jotka tässä luvussa käydään läpi ovat lähtökohtaisesti nimenomaan OmaVaanan käsitteitä. Niissä tapauksissa, joissa jokin asia on lainsäädännössä määritelty, siitä mainitaan erikseen.

Peruskäsitteet ja niiden väliset suhteet ovat yksinkertaiset. Jokaisella OmaVaanaa käyttävällä kunnalla tai palveluntuottajalla on päätili, ja tämän tilin alla on useampia alitilejä. Jokaisella kunnan alitilillä on oma saldonsa ja useita palvelusetelityyppejä. Palvelusetelityypit toimivat pohjina laissa määritellyille palveluseteleille. Palveluseteleillä on saldo sekä transaktioita. Palveluseteleiden tapahtumat ovat selitetty tarkemmin täällä.

Allaoleva diagrammi kuvaa OmaVaanan peruskäsitteitä ja niiden välisiä suhteita kunnan näkökulmasta:

Tilit

Sekä kunnilla että palveluntuottajilla on Vaanassa päätili ja alitilejä. Päätili on pääasiallisesti olemassa vain sitä varten, että se kokoaa alitilit yhden asiakkuuden alle. Kunnilla päätili tyypillisesti koskee koko kuntaa, kun taas alitili koskee jotain tiettyä yksikköä, kuten veteraanipalveluita tai varhaiskasvatusta. Palveluntuottajilla päätili taas on yrityskohtainen, kun taas alitilit ovat yrityksen toimipisteitä.

Tyypillisesti lähes kaikki varsinainen toiminnallisuus, kuten rahan tilaaminen, setelityyppien luonti, setelien luonti ja veloitus, tapahtuu alitileissä. OmaVaanassa on kuitenkin myös käyttäjärooleja, jotka kohdistuvat nimenomaan päätileihin. Päätilin käyttäjärooleja käytetään koko tilin transaktioiden katsomiseen.

Käyttäjäroolit

Jokaisella käyttäjällä on OmaVaanassa oikeus yhteen tai useampaan tiliin, olivatpa ne sitten päätilejä tai alitilejä. Käyttäjän jokaisella tilikohtaisella käyttöoikeudella on lisäksi rooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä voi tilillä suorittaa ja mitä tietoja hän voi nähdä. Tyypillisesti käyttäjällä on yksi rooli organisaatiossa, johon hän kuuluu ja lista tilejä, joihin hänellä on tämän roolin mukaiset oikeudet. On kuitenkin periaatteessa mahdollista, että samalla käyttäjällä on eri rooleja eri tileillä. Käyttäjällä voi myös olla useita rooleja samalle tilille, jolloin hän voi käyttää kaikkia toiminnallisuuksia tai nähdä kaikkia tietoja, joihin ainakin jokin rooleista oikeuttaa. 

Useimmat roolit asettaa Vaanan asiakaspalvelu, mutta joitain rooleja voidaan hallita OmaVaanasta käsin. Tätä käsitellään tarkemmin tulevissa luvuissa.

Jokainen käyttäjä käyttää OmaVaanaa henkilökohtaisella tunnuksellaan, joka on käyttäjän oma sähköpostiosoite. Näin käyttäjien tekemät toimet OmaVaanassa voidaan tunnistaa, mikä on välttämätöntä tuotteen turvallisen käytön varmistamiseksi.

Palvelusetelit ja palvelusetelityypit

Ennen varsinaisten palvelusetelien luontia OmaVaanassa luodaan palvelusetelityyppi, johon palveluseteli kuuluu. Palveluseteli on määritelty laissa, kun taas palvelusetelityyppi on puhtaasti OmaVaanan sisäinen ominaisuus, jota käytetään helpottamaan palvelusetelien hallinnointia. Palvelusetelityypillä on kaksi pääasiallista tarkoitusta:

• Tarjota tapa ryhmitellä palveluseteleitä, mikä helpottaa samaan tarkoitukseen luotujen palvelusetelien käsittelyä ryhmänä
• Tarjota tapa syöttää palvelusetelityypille yhteiset tiedot vain kerran, mikä nopeuttaa varsinaisten palvelusetelien luomista

On tärkeää huomata, että palvelusetelityyppi on vain pohja palvelusetelin luomiselle. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että palvelusetelityyppiin tehdyt muutokset eivät tyypillisesti heijastu itse palveluseteleihin. Tämä voi aluksi tuntua hankalalta tai epäloogiselta, mutta olemassa olevat palvelusetelit ovat viranomaispäätöksellä luotuja maksuinstrumentteja, joten niiden muokkaamisen tulee myöntämisen jälkeen olla tarkasti hallittua ja siitä tulee jäädä jälki, jotta palvelusetelin koko historia kaikkine muutoksineen voidaan tarvittaessa käydä läpi.

Sekä palvelusetelityypit että palvelusetelit kuuluvat aina johonkin tiettyyn alitiliin.

Palvelusetelien kohdennus

Palvelusetelit voivat olla kohdennettuja tai kohdentamattomia. Palvelusetelin kohdennus tarkoittaa, että se on jo seteliä luotaessa osoitettu tietylle palveluntarjoajalle ja vain kyseinen palveluntarjoaja voi veloittaa kyseistä seteliä. Kohdennettuja palveluseteleitä käytetään pääasiassa asumispalveluissa tai varhaiskasvatuksessa, jossa asiakas valitsee palveluntuottajansa etukäteen. Kohdentamatonta palveluseteliä voi taas veloittaa kuka tahansa palveluntarjoaja, jolla on voimassaoleva sopimus tekeillä olevan palvelun tuottamiseen.

Palvelusetelien voimassaolo, saldo ja tapahtumat

Palveluseteleiden yhteydessä usein sanotaan, että seteli on määritelty tietylle rahasummalle ja että sillä on tietty voimassaoloaika. Tämä on useiden setelien kohdalla täysin riittävä tapa ajatella asiaa. Jos olemassa olevaa seteliä kuitenkin myöhemmin uusitaan, on hyvä ymmärtää, että seteli voi itse asiassa sisältää yhden tai useamman rahaerän, joilla kaikilla on omat myöntämispäivät, voimassaoloajat ja rahamäärät. Kun seteliä alun perin luodaan, se luodaan aina yhden alkuperäisen rahaerän kanssa, mutta myöhemmin samalle setelille voidaan lisätä uusia rahaeriä.

Setelillä ei siten ole varsinaisesti omaa voimassaoloaikaa, vaan kyse on aina setelille lisätyn rahaerän voimassaoloajasta. Kun seteliä veloitetaan, raha otetaan aina ensin vanhimmasta voimassaolevasta rahaerästä. Setelin saldo on yhteenlaskettu summa kaikista kulloinkin voimassaolevista rahaeristä.

Setelin tapahtumat koostuvat rahaerien siirtämisestä setelille, palautuksista, mitätöinneistä ja veloituksista.

• Kun seteli luodaan tai uusitaan, se käytännössä tarkoittaa, että setelille luodaan tapahtuma, jossa setelille siirretään rahaa joltain alitililtä.
• Setelille siirretty rahaerä voidaan palauttaa 24 tunnin kuluessa siirtämisestä, kunhan seteliltä ei ole tehty veloituksia. Tällöin raha palautuu välittömästi kunnan tilille.
• Mikäli aikaa on kulunut yli 24 tuntia, tai setelin saldoa on veloitettu, seteli voidaan ainoastaan mitätöidä. Tällöin palveluntarjoaja ei saa enää tehdä uusia palveluja setelillä, mutta hänellä on 30 päivää aikaa veloittaa jo tehdyt palvelut seteliltä. Tämän jälkeen jäljellä olevat rahat palautuvat alitilille.