OmaVaana - grundbegrepp

Inledning

När du använder Oma Vaana är det bra att förstå systemets grundbegrepp och relationerna mellan dem. Trots att Finlands lagstiftning innehåller bestämmelser som anger vissa gränser för hur servicesedlar ska användas, är det bra att komma ihåg att det ändå finns många detaljer som inte har definierats i lagstiftningen. Utgångspunkten för de begrepp som tas upp i detta avsnitt är uttryckligen OmaVaanas begrepp. I de fall där någon fråga hänför sig till lag omnämns detta separat.

Grundbegreppen och relationerna mellan dem är enkla. Varje kommun eller tjänsteproducent som använder OmaVaana har ett huvudkonto, och under detta konto finns flera underkonton. Vart och ett av kommunens underkonton har ett eget saldo och flera servicesedeltyper. Servicesedeltyperna fungerar som grund för de servicesedlar som definieras i lag. Servicesedlarna har ett saldo samt transaktioner.

I diagrammen nedan beskrivs grundbegreppen i OmaVaana och relationerna mellan dem ur kommunens synvinkel:

Konton

Både kommunerna och tjänsteproducenterna har ett huvudkonto och underkonton i Vaana. Huvudkontot finns i huvudsak endast för att samla underkontona under en kundrelation. I kommunerna gäller huvudkontot vanligen hela kommunen, medan underkontona gäller specifika enheter, såsom veterantjänster eller småbarnspedagogik. För tjänsteproducenterna är huvudkontot företagsspecifikt, medan underkontona är företagets enheter.

Vanligen sker nästan alla egentliga funktioner, såsom penningbeställning, skapande av sedeltyper, skapande och debitering av sedlar, på underkontona. Endast kommunernas underkonton har saldo. I OmaVaana finns det dock även användarroller som uttryckligen är inriktade på huvudkonton. Användarroller för huvudkonton används för granskning av transaktionerna på hela kontot.

Användarroller

Varje användare i OmaVaana har behörighet till ett eller flera konton, oberoende av om de är huvudkonton eller underkonton. Var och en av användarens kontospecifika behörigheter har dessutom en roll, som anger vilka åtgärder användaren kan utföra på kontot och vilka uppgifter användaren kan se. Användaren har vanligen en roll i den organisation till vilken han eller hon hör och en lista över de konton för vilka han eller hon har behörighet med denna roll. Det är dock i princip möjligt att samma användare har olika roller på olika konton. Användaren kan också ha många olika roller på samma konto, varvid användaren kan använda alla funktioner eller se alla uppgifter, som åtminstone någon av rollerna ger behörighet till. 

De flesta rollerna lägger Vaanas kundtjänst in, men vissa roller kan användaren hantera via OmaVaana. Det här behandlas utförligare i kommande avsnitt.

Varje användare använder OmaVaana med ett personligt användarnamn, som är användarens e-postadress. På så sätt kan de åtgärder som användarna utför i OmaVaana identifieras, om det behövs för att trygga en säker användning av produkten.

Servicesedlar och servicesedeltyper

Innan den egentliga servicesedeln skapas i OmaVaana ska den servicesedeltyp till vilken servicesedeln hör skapas. Servicesedeln har definierats i lag, medan servicesedeltypen är OmaVaanas helt egna interna egenskap, som används för att underlätta administreringen av servicesedlarna. Det finns två huvudsyften med servicesedeltyper:

• De erbjuder ett sätt att gruppera servicesedlarna, vilket gör det lättare att administrera servicesedlar som har skapats för samma ändamål som en grupp
• De erbjuder ett sätt att mata in gemensamma uppgifter för servicesedeltypen endast en gång, vilket gör att de går snabbare att skapa de egentliga servicesedlarna

Det är viktigt att komma ihåg att servicesedeltypen endast är en grund för skapandet av en servicesedel. Det här innebär bland annat att de ändringar som görs i servicesedeltypen vanligen inte avspeglar sig på själva servicesedeln. Det här kan kännas besvärligt och ologiskt i början, men de befintliga servicesedlarna är betalningsinstrument som har skapats genom myndighetsbeslut, och därför måste ändringar som görs efter beviljandet kontrolleras noggrant och kunna spåras, för att servicesedelns hela historik inklusive alla ändringar vid behov ska kunna gås igenom.

Både servicesedeltyperna och servicesedlarna hör alltid till något visst underkonto.

Riktade och oriktade servicesedlar

Servicesedlarna kan vara riktade eller oriktade. Med en riktad servicesedel avses att servicesedeln redan när den skapades har riktats till en specifik tillhandahållare av tjänster och att endast den ifrågavarande tillhandahållaren av tjänsterna kan debitera sedeln. Riktade servicesedlar används huvudsakligen i bostadstjänster eller i dagvård, där kunden väljer sin tjänsteproducent redan i förväg. En oriktad servicesedel kan däremot debiteras av vilken tillhandahållare av tjänster som helst som har ett gällande avtal för produktion av den ifrågavarande tjänsten.

Servicesedlarnas giltighet, saldo och transaktioner

När man talar om servicesedlar säger man ofta att sedeln gäller för ett visst penningbelopp och att den har en bestämd giltighetstid. Det här tankesättet räcker vanligen för de flesta servicesedlarna. Men om en befintlig sedel förnyas i ett senare skede är det bra att förstå att en sedel i själva verket kan innehålla en eller flera penningsatser, och var och en av dem har separata datum för beviljande, giltighetstider och penningbelopp. När man skapar den ursprungliga sedeln, skapar man den alltid för en ursprunglig penningsats, men senare kan man lägga till nya penningsatser på samma sedel.

Därmed har sedeln i sig inte en egentlig giltighetstid, utan det är alltid frågan om giltighetstiden för den penningsats som har lagts på sedeln. När sedlar debiteras tas pengar alltid först från den gällande penningsats som går ut först. Sedelns saldo är totalbeloppet för alla penningsatser som är giltiga.

Sedelns transaktioner består av överföring av penningsatser till sedeln, återbetalningar, makuleringar och debiteringar.

• När sedeln skapas eller förnyas innebär det i praktiken att en transaktion skapas för sedeln, varvid pengar överförs från ett underkonto till sedeln.
• Den penningsats som överförs till sedeln kan återbetalas inom 24 timmar från att den har överförts, om inga debiteringar har gjorts på sedeln. Då återbetalas pengarna direkt till kommunens konto.
• När det har gått 24 timmar eller sedelns saldo har debiterats, kan sedeln endast makuleras. Då får tillhandahållaren av tjänster inte längre utföra nya tjänster med sedeln, men han eller hon har 30 dagar på sig att debitera de tjänster som redan har utförts på sedeln. Därefter återbetalas de återstående pengarna till underkontot.