Användarroller för tjänsteproducenter
I OmaVaana finns tre olika användarroller för tjänsteproducenter:
- Ansvarsperson för avtalet
- Enhetens huvudanvändare
- Redovisare
Användarrollerna definieras alltid kontospecifikt, dvs. för tjänsteproducentens huvudkonto eller enhetsspecifika konton. Användarollen definierar vilka åtgärder användaren kan utföra på kontot och vilka uppgifter användaren kan se.
En person kan ha flera roller på en gång, om personen behöver mer omfattande användarbehörigheter. En person kan också ha användarroller för flera konton, t.ex. för olika enheter i olika städer inom samma företag.
Varje användare använder OmaVaana med ett personligt användarnamn, som är användarens e-postadress. På så sätt kan de åtgärder som användarna utför i OmaVaana identifieras, vilket är nödvändigt för att trygga en säker användning av produkten.
Ansvarsperson för avtalet
En ansvarsperson för avtalet utses alltid för varje tjänsteproducentföretag. Varje företag kan ha flera ansvarspersoner för avtalet.
Rollen för den första ansvarspersonen för avtalet skapas när företaget registreras i OmaVaana första gången. Senare kan roller för ansvarspersoner för avtalet läggas till, när den befintliga ansvarspersonen för avtalet skickar en begäran per e-post till Vaanas kundtjänst (asiakaspalvelu@vaana.fi).
Ansvarspersonen för avtalet har en administrativ roll, och särskilt i större företag deltar ansvarspersonen för avtalet nödvändigtvis inte i den dagliga servicesedelverksamheten.
Enhetens redovisningskalkyler dvs. uppgifter om redovisningar, som Vaana har betalat till enheten, skickas per e-post till ansvarspersonen för avtalet samt vid behov till en separat redovisare.
Den som har rollen ansvarsperson för avtalet i OmaVaana kan
- registrera företagets uppgifter i Vaanas webbtjänst
- lägga till enheter under företaget
- ändra enheternas uppgifter
- lägga till eller ta bort huvudanvändare för enheter
- göra ändringar i enheternas prislistor (kommunen ska godkänna ändringarna)
Huvudanvändare för enheten
En huvudanvändare för enheten utses alltid för varje enhet i tjänsteproducentföretaget. Inom varje enhet kan det finnas flera huvudanvändare. Ansvarspersonen för avtalet kan lägga till eller ta bort huvudanvändare för enheten i OmaVaana.
Huvudanvändare för enheten är den person som deltar i den dagliga servicesedelverksamheten i enheten dvs. gör debiteringar på servicesedlar och granskar uppföljningsuppgifter.
Huvudanvändaren för enheten och ansvarspersonen för avtalet kan vara samma person.
Den som har rollen huvudanvändare för enheten i OmaVaana kan
- granska uppgifter om servicesedlar
- debitera servicesedlar
- se uppföljningsuppgifter
- ändra enhetens uppgifter
Redovisare
Rollen för redovisaren skiljer sig från de andra rollerna på så sätt att det inte är möjligt att logga in i OmaVaana med rollen redovisare. Den är alltså inte en direkt användarroll.
Redovisaren är en person till vilken enhetens redovisningskalkyler, dvs. uppgifter om redovisningar som Vaana har betalat till enheten, skickas per e-post. Redovisningskalkylerna skickas även alltid till ansvarspersonen för avtalet.
Redovisaren kan vara en anställd på enheten eller t.ex. e-postadressen till den bokföringsbyrå som företaget anlitar.
Ansvarspersonen för avtalet kan lägga till en ny redovisare genom att meddela den nya redovisarens e-postadress till Vaanas kundtjänst per e-post (asiakaspalvelu@vaana.fi). Uppgifter som krävs för att lägga till en redovisare är: för- och efternamn, e-postadress och telefonnummer.
Den som har rollen redovisare i OmaVaana kan
- ta emot redovisningskalkyler per e-post